Uno de los conceptos más importantes que un auditor de sistemas de gestión debe tener claro si quiere realizar una auditoría profesional es el de “evidencia objetiva”. En base a experiencia pasada, puedo afirmar que no todos los auditores entienden claramente el concepto.

¿Por qué es importante este concepto? – Si hay evidencia objetiva ¡no puede haber discusión sobre el hallazgo!

Pero para “levantar” una no conformidad (ISO 9000:2015 – 3.6.9), ¿es necesario asegurarse de tener evidencia objetivade que realmente existe el incumplimiento de un requisito? Aquí es donde la ISO no es tan clara como debería ser. En la ISO 9001:2015 (y también en las versiones anteriores) no se menciona que la evidencia deba ser objetiva, aunqueen la ISO 9000:2015, el término se define:

3.8.3 Evidencia objetiva: “Datos que respaldanla existencia o veracidad de algo.

Ese “algo”es lo que la ISO 9000:2015 llama “Hallazgo de la auditoría”y define así:

3.13.9 Hallazgos de la auditoría: “Resultado de la evaluación de la evidenciade la auditoríarecopilada frente a los criterios de auditoría”.

Fíjense que dice “evidencia”y no “evidencia objetiva”. Si vamos a la ISO 19011, la biblia del auditor, para aclarar esto no encontramos la palabra “objetiva”relacionada con “evidencia”en ninguna parte. Pero sí encontramos algo relacionado, empezando por los “Principios de Auditoría”:

ISO 19011:2011 – Principios de auditoría – Enfoque basado en la evidencia: “… La evidenciade la auditoría debe ser verificable…”.  

ISO 9000:2015 – 3.13.8Evidencia de la auditoría: “Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable”.

¡Bien!, si es “verificable”,entonces esa evidencia debe ser “objetiva”.Este concepto viene reforzado más adelante cuando se habla de la recopilación y verificación de la información:

ISO 19011:2011 – 6.4.6Recopilación y verificación de la información: … “Sólo la información que es verificabledebería aceptarse como evidenciade la auditoría”.

¿Por qué es necesario tener claro este concepto? Pues, porque la evidencia de la auditoríaes una de las cosas que el auditor debe incluir al registrar la no conformidad:

ISO 19011:2011 – B.8.3 Registrode no conformidades: “Para los registros de las no conformidades, debería considerarse lo siguiente:

  • La descripción de los criterios de auditoría o referencia a los mismos
  • La declaración de no conformidad
  • La evidenciade la auditoría
  •  Los hallazgos de la auditoría relacionados, si es aplicable”.

Parece simple, ¿verdad? Un hallazgo es válido (y podemos afirmar que hay conformidad o no conformidad) cuando la evidencia de auditoría es “verificable” y, por lo tanto, “objetiva”.

Vamos a comprobar que lo tenemos claro con algunos ejemplos. La evidencia objetiva puede ser:

  1. Una declaración de hechos, como p.e.: “Durante el turno de la mañana, no se ha medido la presión del reactor X02 cada hora como lo establece el procedimiento PR01.”
  2. Una observación, como p.e.: “Se encontraron varias unidades del componente Y en 3 de 9 cajas del componente X”.
  3. Unadocumentación, como p.e.: “Al revisar 5 muestras de “Órdenes de Liberación” (OL-03, OL-09, OL-13, OL-17, OL-23), se comprobó que 3 de ellas (OL-09, OL-013 Y OL-23) no contenían la firma del supervisor de Control de Calidad, tal como lo requiere la Instrucción IT-45/2”.

1 < La declaración de hechos no puede verificarse porque la evidencia no existe. (El auditor probablemente lo redactaría así: No se ha encontrado evidenciade medición de la presión del reactor X02 cada hora durante el turno de la mañana como lo establece el procedimiento PR01”). Otro caso sería si la lectura de la presión debería haberse registrado en papel u otro medio y el auditor no ha encontrado dichos registros.

2 < La observación (evidencia visual) solo podría ser evidencia objetivasi el auditor consigue que el auditado o el guía estén de acuerdo y lo respalden.

3 < Los registros mencionados,con los detalles de Instrucción de Trabajo, Nº de registro y cantidadconstituyen claramente evidencia objetiva.

En resumen, evidencia objetivaexiste cuando el auditor, si se le cuestiona, puede fácilmente volver al punto donde encontró la evidencia y mostrarla. Si esto no es posible, no tiene evidencia objetiva. Al describir la evidencia objetiva a la hora de redactar una no conformidad, el auditor debe cuidar de describirla de manera clara, concisa y verificable. Pero esto lo veremos en otro artículo.