El Anexo SL, que es la base de las nuevas normas ISO 9001 e ISO 14001 recién publicadas en septiembre del 2015, y que eventualmente será la base de todas las normas de sistemas de gestión, ha sido desarrollada por la ISO para, entre otros objetivos, facilitar la ‘integración de los diferentes sistemas de gestión’. Supuestamente esto debería suministrar la oportunidad de gestionar de manera mucho más eficaz y eficiente cualquier organización que adopte esta estrategia.

Con algunas variantes, hasta ahora se entendía como gestión integrada principalmente la de los sistemas de calidad, ambiente y riesgos laborales principalmente. ¿Es esto lo que pretende la ISO con su Anexo SL? Si tomamos en cuenta que, por ejemplo, las nuevas ISO 9001 e ISO 14001 (y pronto también la ISO 45001) requieren a la alta dirección que demuestre su liderazgo y compromiso, entre otras maneras, “asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad y del sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio de la organización”, definitivamente no. Parece más bien implicar que los requisitos de los procesos de negocio y los requisitos de la calidad, del ambiente, de los riesgos laborales y de cualquier otra disciplina se gestionen de manera integrada.

Entre los riesgos y oportunidades en cada uno de estas áreas y la forma en que se pueden gestionar, es mucho lo que hay en común. Además, con la aceptación cada vez mayor de que todos estos tipos de riesgos pueden ser vistos como amenazas para el negocio, las organizaciones deberían buscar la forma en que la oportunidad de negocio y el riesgo se puedan gestionar universalmente usando un sistema de gestión verdaderamente integrado que cubra la totalidad de las operaciones de negocio.

Históricamente la salud y la seguridad, junto con otras áreas de riesgo tales como la calidad y la gestión ambiental han sido vistos por las organizaciones como disciplinas que puedan ser necesarias, pero que no están directamente relacionadas ni entre ellas ni con las actividades básicas de la empresa.

Lo que es evidente es que, a pesar de las diferentes formas en que se ha desarrollado la gestión de las diferentes disciplinas, un hilo común corre a través de los enfoques y todos ellos se pueden ver como aspectos de un negocio exitoso. Por tanto, es lamentable que hemos visto la gestión de salud, seguridad, medio ambiente y calidad convertirse en silos individuales, a veces incluso en competencia. Estos sistemas de gestión fragmentados generalmente se han documentado separadamente, con estilos no uniformes, bajo el control de responsables separados, auditadas separadamente y, si están certificados, se gestionan por separado generando múltiples certificados de sistemas de gestión.

Con la nuevas normas, esperamos que las organizaciones desarrollen la tendencia de ver los beneficios en relación con las disciplinas, centrándose en aspectos específicos del desempeño, como la necesidad de un enfoque común de gestión y el reconocimiento del valor de verlas no como complementarias al negocio real, sino como una parte integral de la planificación estratégica y del negocio.

Enlazar las diversas disciplinas operativas tiene una considerable lógica ya que los sistemas de gestión que se aplican a cada una son ahora esencialmente los mismos en la estructura y contienen los mismos elementos. Si las palabras calidad, salud y seguridad, medio ambiente, etc. se eliminan de cualquier norma de sistemas de gestión, la norma resultante, con la interpretación adecuada, se puede utilizar para estructurar cualquier sistema de gestión pertinente a todos los aspectos del desempeño de la organización.

La integración puede ir más allá, fusionando el sistema combinado con la estrategia general de la empresa. Cuando la cultura de una organización es una donde la salud, la seguridad, la calidad y el desempeño ambiental se consideren tan importantes como las medidas financieras tradicionales como el volumen de negocio, la rentabilidad y el valor para los accionistas, veremos mejoras reales en términos de reducción de lesiones, mejora de la calidad y de la gestión ambiental.

La gestión integrada y el sistema de gestión integrado ha sido definidos por el CQI (Chartered Quality Institute) de la siguiente manera:

“Gestión Integrada es la comprensión y dirección eficaz de todos los aspectos de una organización de manera que las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas están satisfechas de manera equitativa por el mejor uso de todos los recursos”.

“Un Sistema de Gestión Integrado es un sistema integrado único utilizado por una organización para gestionar la totalidad de sus procesos, con el fin de cumplir con los objetivos de la organización y satisfacer las partes interesadas”.

El beneficio general de la integración de las funciones de calidad, ambiente, salud y seguridad en un sistema de gestión común es que permitirá que cuestiones que han surgido en un componente se analicen para determinar si podría haber algún impacto en los demás. Otros beneficios específicos pueden ser estratégicos u operativos y pueden mejorar la eficacia y la eficiencia. El CQI ha identificado doce ventajas clave de la gestión integrada:

  1. Sistema de gestión minimalista más conciso y con todos los aspectos añadiendo valor sin redundancia.
  2. Mejora de la comunicación a través de la simplicidad y uniformidad.
  3. Cumplimiento más fácil, menos no conformidades y una mayor participación de los empleados que conduce a la reducción del estrés y un mejor aprovechamiento de la creatividad.
  4. Mejor resolución de cuestiones de calidad / riesgo y gestión de conflictos.
  5. Mejor comprensión y satisfacción de las partes interesadas.
  6. Formación acelerada y reducción de las necesidades de formación.
  7. Reducción del seguimiento (auditorías / inspecciones), con la capacidad de enfocarlo donde será más eficaz.
  8. Mejora de la transparencia en la gestión y en los procesos que redunda en una revisión y una planificación de acciones por la dirección más eficiente y eficaz.
  9. Dinámicas de cambio más rápidas que apoyan la evolución óptima de la organización.
  10. Mejor implementación y resultados de iniciativas tales como el Modelo de Excelencia Empresarial, TQM, 6 Sigma, normas ISO y reglamentos, etc., porque los requisitos pueden ser incorporados plenamente en un sistema de gestión diseñado para guiar y controlar los procesos de negocio.
  11. Mejora de la competitividad y de la seguridad del negocio debido a la mejora en la dirección, el control y la orientación de la organización.
  12. Aumento de la rentabilidad a través de menores costes, mejora de la productividad, control de riesgos y creatividad.

El objetivo final de un programa de integración se logra cuando la gestión de todo está integrada, incluyendo salud, calidad, seguridad, medio ambiente, gestión comercial, etc., y se vea como la forma en que la organización normalmente lleva a cabo la totalidad de su negocio y funciona de manera óptima como un todo coherente enfocado totalmente a la satisfacción de las necesidades y aspiraciones de todas las partes interesadas de la organización.

Los requisitos de las partes interesadas exigidos a las organizaciones son cada vez más onerosos y complejos. Las facetas del desempeño han sido tradicionalmente manejadas por disciplinas específicas y la estrategia global del negocio establecida por la alta dirección. Para gestionar de manera óptima todos estos requisitos y equitativamente tratar de equilibrar las necesidades y expectativas de las partes interesadas de la organización, parece no haber otra opción que diseñar e implementar sistemas integrados de gestión para mantener la competitividad y asegurar la sustentabilidad. La gestión integrada trae muchas ventajas que mejoran la eficacia y la eficiencia y no debe entenderse como sólo la fusión de la documentación del sistema de gestión. El principio de integración de la gestión potencialmente se puede aplicar a la totalidad de las acciones de gestión de manera que se convierta en un enfoque holístico completo para la gestión de las organizaciones.

Cómo gestionaremos en el futuro tiene el potencial de ser significativamente más eficaz y eficiente que la forma en que hemos gestionado en el pasado y tendrá un importante impacto global.