Los tiempos difíciles nos hacen cuestionar la eficacia y el futuro a largo plazo de todo lo que hacemos. Durante años, hemos utilizado nuestro sistema de gestión ISO 9001 para ganar acceso al mercado, satisfacer las necesidades del cliente, optimizar los procesos e impulsar la mejora continua. Ahora, ha llegado el momento de desafiar a nosotros mismos y usar nuestro sistema de gestión para ayudar a capear las tormentas económicas.

Los directores a menudo se refieren al retorno de la inversión (ROI) como un indicador clave del éxito de un proyecto. En este artículo, veremos algunas de las maneras en que se puede medir y mejorar el Retorno de la Inversión en el Sistema de Gestión. En otras palabras, veremos cómo cuantificar lo que su sistema de gestión y el programa de auditoría interna pueden hacer para devolver lo que la organización ha invertido en ellos: es decir, herramientas para minimizar el riesgo, mientras apoyan las estrategias de negocio y una búsqueda permanente de la excelencia.

Cuando puedes demostrar los beneficios comerciales de su sistema de gestión a la Dirección de tu empresa, ayudas a demostrar la eficacia del sistema y a justificar su permanencia.

Cinco Pasos para Mejorar el Retorno del Sistema de Gestión

Los programas de Sistemas de Gestión (por ejemplo, ISO 9001 e ISO 14001) fueron originalmente implementados para ayudar a las organizaciones a obtener el acceso al mercado, satisfacer los requisitos del cliente, agilizar los procesos, gestionar el crecimiento, impulsar la mejora continua y, en general, mantenerse a la par con la competencia.

En el entorno empresarial actual – lleno de turbulencias financieras, erosión de las ganancias, disminución de la eficiencia y requisitos cambiantes – estas razones ya no son relevantes. Los sistemas de gestión son a veces mal entendidos por la alta dirección como nada más que una pesada carga administrativa: difícil de implementar y sin proporcionar beneficio o mejora al negocio. Lo que no entienden es que su sistema de gestión es una forma de proporcionar continuidad a través de todas las operaciones. Es la relación entre la política, el rendimiento, los objetivos y las metas. Es lo que “ata” las diferentes partes del negocio.

Su sistema de gestión es más que un manual, y más que el certificado en la pared.

Es una herramienta muy importante que les ayudará a cumplir con los requisitos (del cliente, reglamentarios y legales), minimizar los riesgos, fortalecer su posición en el mercado, proteger la marca, enfocar al cliente, mejorar la eficiencia de la organización y reducir los costos. Con esto en mente, considera estos cinco pasos para mejorar el Retorno del Sistema de Gestión:

1. Fortalecer el liderazgo

Ya no son sólo sistemas “ISO”. Los sistemas de gestión deben ser las herramientas más utilizadas por la Alta Dirección, no sólo por los expertos en calidad y medio ambiente. Por lo tanto, suministra a tu equipo de Dirección retroalimentación que habla su idioma y encara sus necesidades. Proporciona el marco para asegurar que los planes de acción son desarrollados y controlados, y se inicien acciones correctivas cuando no se están cumpliendo las metas y objetivos de negocio.

2. Mejorar la eficiencia

Analiza el diseño del sistema de gestión y evalúa su eficacia para cumplir los retos actuales y futuros, no los requisitos pasados de la “ISO”. Al hacer esto, le darás a la Alta Dirección las herramientas para ver donde hay un exceso de capacidad, y les facilitarás la comprensión que necesitan para realizar los ajustes apropiados en relación con las necesidades de su organización.
Para ello, ten en cuenta las siguientes medidas:

  • Revisa las métricas de los procesos contra los objetivos del negocio y el vigente ambiente económico.
  • Utilice las evaluaciones internas de los procesos para centrarse menos en el cumplimiento y más en la mejora de los mismos.
  • Incorpora herramientas de mejora aplicables, tales como Seis Sigma y Lean, en el sistema de gestión global.
  • Integra los sistemas de gestión de la Calidad, Medio Ambiente, y de Seguridad y Salud en un solo sistema integrado de gestión.
  •  Amplía su aprendizaje a toda la cadena de suministro y los socios de negocios.

3. Mitigar los Riesgos del Negocio

Al realizar las evaluaciones internas y externas del sistema, resalta el impacto sobre el riesgo empresarial. Asegúrate de que el sistema de gestión incluye todos los procesos, incluyendo Cumplimiento Legal, Finanzas, Programas Ambientales y, sobre todo, de salud y seguridad. Revisa periódicamente las responsabilidades y competencias del personal.

4. Exceder los requisitos del cliente

Utiliza el sistema de gestión para integrar los Requisitos del Cliente en todos los aspectos del negocio. Las técnicas de resolución de problemas y el PHVA pueden ayudarte a recopilar, analizar y actuar sobre las necesidades y la percepción de los clientes – no sólo sus quejas. Comparte tus mejores prácticas con tus clientes y pide lo mismo de ellos.

5. Cuantificar y mejorar el retorno de las auditorías

Al pasar de auditoría basada en el cumplimiento a la basada en el riesgo, puedes “hacer más con menos”: dedica más tiempo a un menor número de procesos, centrándote en actividades de alto riesgo, rendimiento y orientadas al cliente. Mediante la comprensión de lo que necesita el “cliente interno” y el “propietario del proceso”, puedes hacer las preguntas correctas al inicio de la auditoría. Los resultados de la auditoría deben incluir mejoras cuantificables y recomendaciones accionables, incluyendo una evaluación de los recursos. Por último, utiliza sólo el mejor personal en el programa de auditoría. Los auditores deben ver su papel como ‘apoyo a las empresa’: parte de la solución de problemas, y no sólo una tarea que “deben hacer”.

El futuro de los sistemas de gestión


Los sistemas de gestión son las herramientas en las cuales la Dirección debe siempre confiar para minimizar riesgos y ayudar a lograr las metas y objetivos de la empresa. Los programas de sistemas de gestión eficaces y mejorados continuamente, son la clave para minimizar los riesgos, gestionar el crecimiento y apoyar a las estrategias de negocio. Y, en última instancia, son el secreto de tu organización para emerger más ágil, más fuerte y más rápidamente de las tormentas económicas.

 

Traducción libre de un artículo en internet por Calin Moldovean – Intertek